ابدأ بجملة واحدة تلخّص المشكلة: ماذا حدث، مع من، ومتى.
رتّب التفاصيل زمنيًا بنقاط قصيرة بدل الفقرات الطويلة.
اذكر الأرقام كما هي: رقم الطلب، المبلغ، التاريخ، عدد مرات التواصل.
أنهِ الشكوى بالمطلوب بالضبط، ثم راجعها مرة أخيرة وأزل كل جملة لا تضيف معلومة.